Revisión de Trello

Aplicación kanban intuitiva, personalizable y divertida; simplemente no lo confunda con una herramienta de gestión de proyectos, A continuación puede leer una revisión de Trello

Trello es una aplicación atractiva, divertida e intuitiva que ayuda a las personas a colaborar en el trabajo. El mayor desafío para usarlo es decidir si es el tipo de aplicación de colaboración adecuado   para administrar su trabajo. Trello se describe mejor como una aplicación de tablero kanban, una categoría de software que es mejor para organizar, coordinar y rastrear el trabajo a medida que avanza a través de un flujo de trabajo entre un grupo de personas. No es una gran aplicación para la gestión de proyectos tradicional. Aún así, los puntos de venta de Trello son su facilidad de uso y su capacidad para compartir tableros de Trello con colaboradores externos.

Al comparar Trello con otras aplicaciones kanban , se quedan cortas en algunas características, como carriles de natación y límites de trabajo en progreso. Lo que sí tiene es una selección de funciones adicionales que puede agregar a la carta , lo que hace que la aplicación sea tan compleja y rica en funciones como desee. Sin embargo, determinar si es adecuado para su equipo y el trabajo que desea administrar puede requerir algo de prueba y error.

Pros y Contras de la aplicación Trello

PROS

• Aplicación kanban flexible y personalizable
• Ofrece aplicaciones de escritorio y aplicaciones móviles.
• Interfaz intuitiva

CONTRAS

• No tiene diagramas de Gantt
• Sin seguimiento del tiempo
• Sin informes de progreso
• No dispone de funciones de facturación

Video de la app Trello

ESPECIFICACIONES DE TRELLO

¿Es Trello una aplicación de gestión de proyectos?

Una pregunta común que escucho sobre Trello es esta: «¿No es Trello una  aplicación de gestión de proyectos ?»

Lo es y no lo es. Depende de lo estricto que sea con su definición de la palabra «proyecto».

¿Qué es Kanban?

Kanban es un método para organizar, rastrear y administrar el trabajo. Imagina que quieres administrar una lista de tareas familiares usando una cartulina y notas adhesivas. Puede comenzar haciendo tres columnas (Trello las llama listas) etiquetadas por hacer, por hacer y por terminar. A continuación, puede escribir en las notas adhesivas las tareas que se deben realizar y colocarlas en esa primera columna. Digamos que la familia ha decidido que cada miembro del hogar es responsable de no más de tres tareas en un momento dado.

Ahora, todos pueden elegir tres tareas de la columna Tareas pendientes y agregar su nombre a la nota adhesiva. O alguien más puede asignarles tareas. Cuando la persona responsable comienza las tareas, mueve la nota adhesiva a la columna Haciendo. Cuando terminan, colocan el en la columna Listo y luego pueden elegir una nueva tarea.

Del ejemplo, puede obtener dos beneficios de kanban. Una es que es un gran sistema para limitar la cantidad de trabajo que una persona puede tener en su plato a la vez. La segunda es que todos tengan visibilidad del estado del trabajo que el equipo (en este caso, la familia) necesita realizar. Esto permite tanto la responsabilidad como la posibilidad de ayudar a otros miembros del equipo que se están quedando atrás.

Las aplicaciones de tablero Kanban son ideales para administrar el trabajo y el movimiento del trabajo a través de diferentes etapas o flujo de trabajo. Sin embargo, no todo el «trabajo» es adecuado para esta configuración. Si está lanzando un cohete o construyendo un hospital, necesita un software más sólido que pueda rastrear cómo las diferentes partes del proyecto se afectan entre sí. Por ejemplo, el cronograma para la construcción de un hospital depende de cuándo se colocan los cimientos. Si no cumple con ese plazo debido al mal tiempo, todas las demás partes del proyecto deben ajustarse para adaptarse al cambio. Los tableros Kanban no están equipados para hacer frente a ese tipo de contingencias.

Precio y planes de Trello

Trello ha reducido la cantidad de tipos de planes que ofrece a tres, deshaciéndose de su antigua opción Gold. Ahora puede registrarse para obtener una cuenta gratuita, de clase ejecutiva o empresarial.

Trello Free es como su nombre indica: gratis. Con este tipo de cuenta, puedes hacer tantos tableros, tarjetas y listas personales como quieras, aunque estás limitado a hacer no más de 10 tableros de equipo (es decir, colaborativos). Los archivos adjuntos no pueden tener más de 10 MB de tamaño y no puede integrar su cuenta con otras aplicaciones. Lo más importante es que solo obtienes un encendido por placa.

El  concepto de encendido es importante para comprender qué hace que la cuenta gratuita sea tan diferente de las cuentas de pago. Los power-ups son a la cartacaracterísticas que agrega a sus tableros de Trello. Con la mayoría del software empresarial, usted elige un nivel de servicio según el conjunto de funciones que se ofrecen en cada nivel. Por ejemplo, puede obtener las funciones A y B con el primer nivel de servicio, pero de la A a la D con el segundo nivel, y así sucesivamente. 

Trello es diferente. Con Trello, personalizas qué funciones (o potenciadores) quieres para cada tablero. Y la cantidad de funciones que puede agregar varía según el tipo de cuenta que elija. Algunos ejemplos de potenciadores son la vista de calendario, el seguimiento del tiempo y los campos personalizados. Si desea tener las tres funciones en una placa, no podría hacerlo con Trello Free porque solo obtiene un encendido por placa.

Las cuentas Business Class ($ 12.50 por persona por mes o $ 119.88 por persona por año) y Enterprise (los precios varían) vienen con potenciadores ilimitados. Ambos también tienen un límite de tamaño de 250 MB para cargas y te permiten crear un número ilimitado de tableros de equipo. La diferencia entre estos dos tipos de cuentas tiene menos que ver con las funciones del usuario final y más con las opciones de administración de backend. Trello Enterprise incluye herramientas para administrar el inicio de sesión único y administrar permisos y restricciones.

¿Cómo se comparan los precios de Trello?

Los precios de Trello están a la par con otros paquetes de software de colaboración. En los primeros años después de su lanzamiento inicial, Trello cobró mucho menos, lo que, junto con su interfaz de usuario amigable, lo ayudó a ganarse la reputación de ser una gran herramienta para pequeñas empresas y nuevas empresas. Las tarifas siguen siendo justas, pero no son una ganga.

Asana cobra un poco más que Trello, a partir de 13,49 dólares por persona al mes. Airtable, que es una base de datos relacional que también funciona bien para la gestión del flujo de trabajo, cobra aproximadamente lo mismo (desde $ 120 por persona por año). Leankit, otra aplicación de tablero kanban sencilla, cobra mucho más ($ 228 por persona por año como mínimo). Zenkit cobra casi lo mismo que Trello con su opción de $ 9 por persona por mes, al igual que Wrike a $ 9.80 por persona por mes.

Puede comparar estos precios con aplicaciones de gestión de proyectos más tradicionales, algunas de las cuales ahora ofrecen funcionalidad de tablero kanban dentro de ellas, pero puede resultar complicado. Algunas aplicaciones de gestión de proyectos cobran por persona al mes, y otras cobran una tarifa hasta un cierto número de usuarios, lo que dificulta la comparación de precios.

Por ejemplo, Zoho Projects ahora cobra una tarifa para un grupo, por ejemplo, $ 240 por año para hasta 10 personas. Zoho Sprints, otro producto de la misma empresa que se centra más en la gestión ágil de proyectos en un entorno de tablero kanban, utiliza un cálculo de tasa de grupo similar; son $ 12 por mes para un grupo de 10. Teamwork Projects , sin embargo, cobra $ 9 por persona por mes, aunque hay un mínimo de 5 personas. Como dije, se pone un poco desordenado

Introducción a Trello

Al igual que con cualquier aplicación de tablero kanban, Trello le permite crear tableros personalizados. Anteriormente mencioné el tablero de ejemplo de To Do, Doing, Done. Ese es solo un ejemplo. Puede hacer tableros con tantas columnas como desee, y puede nombrar esas columnas como desee.

A continuación, crea tarjetas para colocar en las columnas. Las tarjetas de Trello pueden tener muchos detalles. Puede poner el nombre de una tarea, asignado, subtareas, fecha de vencimiento, descripción, hipervínculos, archivos adjuntos, etiquetas (similares a las etiquetas) y más.

Otro paso para comenzar es invitar a personas a unirse a su tablero, si desea crear tableros de equipo. También puede utilizar Trello para  kanban personales  si desea organizar de forma privada sus propias tareas y flujos de trabajo.

Algo nuevo en Trello son las plantillas. Ahora puede elegir una placa que ya está diseñada para guiarlo hacia una mejor administración del flujo de trabajo, según el tipo de trabajo que tenga. Algunos ejemplos de plantillas son Proceso de publicación, Sprint de diseño, Gestión de tickets de soporte y Planificación de fiestas en la oficina. Con una cuenta de pago de Trello, puede crear sus propias plantillas para que las use su equipo.

Aplicaciones e interactividad

Puede usar Trello como una aplicación web o como una  aplicación de escritorio descargada  (Mac OS, Windows) o una aplicación móvil (Android, iPhone y iPad). La aplicación web funciona sin problemas, con excelentes capacidades de arrastrar y soltar, incluso cuando desea cargar archivos adjuntos. Obtienes algunas ventajas al instalar una aplicación de escritorio. Para empezar, obtienes notificaciones de escritorio, así como opciones de adición rápida. También obtienes funciones de Touch Bar con una Mac compatible y atajos de teclado adicionales.

Trello le permite cargar contenido no solo desde su escritorio, sino también desde Google Drive, Box, Dropbox y URL. Cuando subes una imagen a una tarjeta, Trello puede convertirla en una imagen de portada, lo que te ayuda a identificar lo que contiene la tarjeta de un vistazo. Ahora hay una opción para agregar una imagen de portada incluso si no tiene nada que cargar. Trello te permite realizar una búsqueda rápida en Unsplash para encontrar algo relevante.

Si bien puede asignar a alguien a una tarjeta y establecer una fecha de vencimiento, no encontrará funciones de administración de proyectos más avanzadas, como estimar los mejores y peores escenarios de cuánto tiempo podría demorar una tarea en completarse. También me resulta extraño que las tarjetas no se puedan marcar como hechas, aunque puede «archivarlas». Este es el caso incluso cuando una tarjeta tiene una fecha de vencimiento. Quizás el problema es que estoy tratando de encasillar las cartas en tareas cuando en realidad no tienen que serlo. Trello es un sistema muy flexible en este sentido. Las tarjetas pueden ser lo que quieras, al igual que las columnas pueden ser lo que quieras.

Funciones y potenciadores

Las etiquetas codificadas por colores son otra herramienta para organizar tarjetas, aunque las encuentro un poco decepcionantes. Cada etiqueta requiere un color, lo que significa que se quedará rápidamente sin colores fácilmente identificables después de unos 10 o más. Existe una opción para habilitar patrones para usuarios daltónicos. Me gustaría tener la opción de usar etiquetas de palabras clave como etiquetas, si eso se ajusta mejor a las necesidades de mi tablero. Eso agregaría más formas de buscar, ordenar y filtrar tarjetas.

Trello no viene con seguimiento de tiempo de forma predeterminada, pero puede agregarlo como un encendido. También puede agregar más funciones a través de extensiones de Google Chrome de terceros. Incluso hay una  aplicación de Trello para Slack . Mencioné anteriormente que Trello no viene con límites de trabajo en progreso. Puede obtener esta función con un complemento, pero todo lo que recibe es una advertencia cuando excede el límite en lugar de que se le bloquee la acción o se le solicite ingresar una razón para exceder el límite. Leankit tiene límites WIP incorporados y puede hacer más con ellos.

He jugado con algunos de estos extras para el seguimiento del tiempo, los informes y las funciones de scrum (scrum es un estilo de trabajo que se centra en la iteración y es popular entre los desarrolladores de software). No son malos, pero tampoco son tan poderosos como las funciones nativas de informes y estimación de tiempo que se encuentran en  LiquidPlanner , que es una aplicación de gestión de proyectos de alta gama. LiquidPlanner puede hacer cosas como reconfigurar una línea de tiempo completa de tareas que dependen unas de otras si incluso una persona no cumple con una fecha límite.

Si tiene una cuenta paga que permite la integración, puede conectar Trello a otras aplicaciones comerciales más allá de lo que está en la tienda de extensiones de Chrome. Las herramientas de seguimiento del tiempo  Toggl y Harvest ofrecen integración con Trello, por ejemplo. Siempre que no le importe armar un conjunto único de herramientas para que las use su equipo, puede personalizarlo a su gusto con Trello. Puede que lleve un tiempo conectar todo lo que desea y necesita.

Uno de los puntos fuertes de Trello es que hay más de una forma de utilizarlo. Es lo suficientemente flexible como para doblarse a tu voluntad y puedes ser bastante creativo. He utilizado Trello para realizar un seguimiento de las ideas de viaje y si he empezado a reservarlas. Cómo lo uses depende realmente de ti.

La flexibilidad de Trello puede parecer una ventaja, pero también puede ser una carga, ya que debe averiguar cómo utilizar mejor el servicio. Durante mucho tiempo he sentido lo mismo acerca de  Asana , una maravillosa herramienta de administración de tareas que tiene tan pocas reglas sobre cómo usarla que puede ser desalentadora para los nuevos usuarios mientras intentan descubrir cómo podría funcionar para ellos. Tanto Trello como Asana pueden ser indispensables para la colaboración, pero se necesita un equipo fuerte y unido para aguantar algunas pruebas y errores al adoptar la herramienta por primera vez y decidir cómo usarla.

Automatización

Una de las características más nuevas de Trello es la capacidad de crear automatizaciones, también conocidas como ejecuciones de comandos o Butler.

A veces, en Trello, las reglas de tu tablero serán seguir una acción (llamada disparador) con otra acción, y es la misma acción cada vez. Cuando ese sea el caso, puede crear una automatización. Por ejemplo, cada vez que alguien mueve una tarjeta a la columna Listo, la acción puede ser marcar automáticamente las subtareas restantes en esa tarjeta. O, si mueve una tarjeta a una columna llamada Demorada, puede agregar automáticamente 10 días a la fecha de vencimiento.

Butler te permite automatizar ese tipo de acciones repetitivas. La  lista de desencadenantes y acciones  no es exhaustiva, pero cubre muchos escenarios comunes.

Flexible, visual y ligero

Trello es una aplicación flexible para gestionar de forma colaborativa el trabajo y los flujos de trabajo. Debido a que es flexible, Trello puede requerir algo de experimentación para descubrir cómo usarlo mejor para su equipo y la carga de trabajo que administra. Las nuevas plantillas ayudan a aliviar esa carga, brindándole sugerencias sobre cómo comenzar en diferentes contextos.

Trello es una gran herramienta de colaboración cuando no necesita una aplicación de gestión de proyectos de alta resistencia. También es un poco más liviano que Editors ‘Choice Asana, que le brinda una interfaz que puede usar para más que solo tableros kanban.

Si lo que realmente desea es un software de gestión de proyectos tradicional, es posible que Trello tenga pocas funciones, ya que carece de diagramas de Gantt, herramientas de informes integradas y otras funciones específicas para la gestión de proyectos. Para una gestión de proyectos sencilla, recomiendo  Zoho Projects  y Teamwork Projects, las opciones de nuestros editores en PCMag.

Descarga de Trello

Después de leer esta revisión de Trello, puede descargar Trello desde los siguientes enlaces

Web oficial de Trello

Conclusión sobre revisión de Trello

Una de las aplicaciones kanban más intuitivas que encontrarás, Trello te permite personalizar completamente los tableros que creas. Es una herramienta sólida para administrar el trabajo y los flujos de trabajo; sin embargo, no es una herramienta de gestión de proyectos, como muchos piensan.

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