Los mejores software de gestión de tareas

Casi cualquier negocio que necesite que los proyectos se realicen a tiempo necesita el mejor software de gestión de tareas. También puede ayudar a descubrir de qué se trata un proyecto. Hay muchas aplicaciones, por lo que puede ser difícil encontrar la correcta. La entrega eficaz de proyectos depende en gran medida de la capacidad de hacer un seguimiento de las tareas. Como gerente de proyecto o líder de equipo, no es solo su trabajo hacer cronogramas. Una vez que el proyecto está en marcha, es importante mantenerse en contacto con los miembros del equipo a menudo para asegurarse de que terminen sus tareas a tiempo. Descubre hoy los mejores software de gestión de tareas

El uso de software para administrar tareas es una excelente manera de realizar un seguimiento de las responsabilidades de todos. Una herramienta de administración de tareas es cualquier programa digital que lo ayuda a planificar, realizar un seguimiento y terminar piezas de trabajo individuales. La mayoría de las veces, estas herramientas lo ayudan a enumerar, probar, presupuestar y organizar tareas o subtareas específicas. Además, el software de administración de tareas a menudo muestra cómo las tareas dependen entre sí visualmente, para que pueda ver en qué orden se deben realizar las actividades. A continuación hemos mencionado el mejor software de gestión de tareas.

Los mejores software de gestión de tareas

¿Qué es la gestión de tareas?

La gestión de tareas es el proceso de organizar y realizar un seguimiento de las muchas tareas, actividades y proyectos de una persona o un equipo. Significa planificar, realizar un seguimiento y completar tareas de una manera que garantice que se cumplan los plazos y se alcancen las metas. Administrar bien las tareas depende de algunas cosas clave. En primer lugar, necesita objetivos claros y una forma de organizar las tareas en función de su importancia y la rapidez con que deben realizarse. Esto ayuda a las personas o equipos a concentrarse en las tareas más importantes y utilizar sus recursos de forma inteligente.

En segundo lugar, administrar tareas significa hacer un plan de acción detallado y dividir las tareas más grandes en subtareas más pequeñas y fáciles de manejar. Esto ayuda a que las cosas funcionen sin problemas y proporciona un plan para hacer las cosas. Además, la gestión de tareas a menudo implica establecer fechas límite, dar tareas a los miembros del equipo y vigilar el progreso para asegurarse de que las cosas van según lo planeado. Los individuos y los grupos pueden ser más productivos, trabajar de manera más eficiente y finalizar proyectos y tareas con éxito mediante el uso de herramientas y técnicas para la gestión de tareas.

Importancia de la gestión de tareas para la productividad

La gestión de tareas es importante tanto en tu vida personal como profesional si quieres ser más productivo. Administrar bien las tareas permite que las personas y los equipos se organicen, establezcan prioridades y realicen su trabajo rápidamente. Estas son algunas de las razones más importantes por las que la gestión de tareas es importante para hacer las cosas:

Organización: la administración de tareas le brinda una forma estructurada de organizar su trabajo. Las personas pueden comprender mejor lo que se debe hacer y mantenerse al día con sus objetivos si hacen una lista clara de tareas, establecen plazos y prioridades. Un sistema de administración de tareas bien organizado hace que sea menos probable que se pierdan o se olviden tareas importantes, asegurándose de que todo se solucione.

Priorización: cuando tienes muchas cosas que hacer, es importante determinar cuáles son las más importantes y cuáles deben hacerse primero. La administración de tareas permite que las personas evalúen las tareas según su importancia, su urgencia y cómo podrían afectarlas. Al centrarse primero en las tareas más importantes, la productividad aumenta porque el trabajo importante se realiza rápidamente.

Gestión del tiempo: la gestión de tareas ayuda a las personas a hacer un buen uso de su tiempo. Cuando divide las tareas grandes en pasos más pequeños y manejables, es más fácil calcular cuánto tiempo llevará cada uno. Al tener una imagen clara de todas sus tareas y cuándo deben realizarse, las personas pueden planificar sus horarios, asignar a cada tarea la cantidad de tiempo adecuada y evitar perder el tiempo en cosas menos importantes.

Características clave que debe buscar en el software de gestión de tareas

Hay algunas cosas clave que debe buscar en el software de administración de tareas para asegurarse de que se ajuste a sus necesidades. Aquí hay algunas cosas importantes en las que pensar:

Creación y organización de tareas: el software debe facilitar y agilizar la creación de tareas. Busque características como listas de tareas, organización de proyectos, priorización de tareas y la capacidad de asignar tareas a miembros específicos del equipo.

Plazos y planificación: debe poder establecer plazos y fechas de vencimiento para las tareas en el software. También debe brindarle recordatorios y alertas para mantenerlo al día y asegurarse de cumplir con los plazos.

Colaboración y gestión de equipos: si trabaja con un equipo, es importante que el software de gestión de tareas admita la colaboración. Busque cosas como la capacidad de compartir tareas, adjuntar archivos, dejar comentarios y dar tareas a miembros específicos del equipo. También debe mostrar el progreso y la carga de trabajo de cada miembro del equipo.

Tabla comparativa del mejor software de gestión de tareas

En la siguiente tabla, puede comparar las mejores opciones de software de gestión de tareas. El objetivo de estas soluciones de software es aumentar la productividad y facilitar el trabajo. Ofrecen herramientas para que los equipos trabajen juntos y hagan cosas como crear, asignar y realizar un seguimiento de las tareas. La tabla compara cosas importantes como precios, plataformas compatibles, integraciones y características especiales. Habla sobre la interfaz de usuario del software, lo fácil que es usarlo y cómo puede cambiarlo.

Software de gestión de tareas	Características	Modelo de precios	integraciones	Soporte de aplicaciones móviles	Enlace oficial
monday.com	plataforma colaborativa	Suscripción	Más de 40 integraciones	iOS, Android	Visita el sitio web
wrike	Seguimiento avanzado de tareas	Suscripción	Más de 40 integraciones	iOS, Android	Visita el sitio web
ClickUp	Flujos de trabajo personalizables	Gratuito	Más de 50 integraciones	iOS, Android	Visita el sitio web
Smartsheet	Planificación de proyectos	Suscripción	Más de 30 integraciones	iOS, Android	Visita el sitio web
Height	Tableros de estilo Kanban	Suscripción	Más de 20 integraciones	iOS, Android	Visita el sitio web

Monday.com

Características

Interfaz que es fácil de entender y usar
Tableros de tareas y flujos de trabajo que se pueden cambiar
Herramientas de comunicación en equipo que ayudan a las personas a trabajar juntas
Integración con una serie de aplicaciones y herramientas de otras empresas
Automatización y la capacidad de enviar alertas.

Monday.com es un excelente software de administración de tareas porque no tiene muchos de los extras que tienen otras herramientas de administración. En cambio, se enfoca en diseños simples y visualmente intuitivos que facilitan ver cómo encajan las tareas y rastrear el progreso del proyecto. El Premio Webby 2019 a la plataforma de productividad fue para este software por realizar un seguimiento de las tareas. Tiene una interfaz de usuario que es altamente personalizable y parece una hoja de cálculo, pero tiene muchas funciones adicionales que la hacen mucho más interactiva y visualmente atractiva que una simple hoja de cálculo para realizar un seguimiento del progreso de las tareas. En general, este es uno de los mejores software de gestión de tareas que puede considerar ahora.

Ventajas

La interfaz es fácil de usar y el diseño es claro.
Características para la gestión de tareas que son flexibles y se pueden cambiar.
Herramientas para que los equipos compartan y hablen entre sí.
Integración con diferentes aplicaciones de otras empresas.

Contras

En comparación con algunos competidores, los precios son bastante altos.
Se pueden agregar costos para funciones más avanzadas.
Es más difícil aprender los flujos de trabajo complejos.
Pocas formas de automatizar las cosas.
En comparación con la versión web, es posible que la aplicación móvil no esté tan bien hecha.

Wrike

Características

Características de una gestión sólida de proyectos
Mejores formas de realizar un seguimiento y programar tareas
Herramientas de colaboración y comunicación que funcionan en tiempo real
Flujos de trabajo y plantillas que se pueden cambiar
Integración con herramientas y servicios populares para realizar el trabajo

Wrike es un software de gestión de tareas fácil de usar que ha ganado premios y es utilizado por más de 20 000 organizaciones en todo el mundo. Funciona para equipos con desde 5 hasta un número ilimitado de personas que trabajan en múltiples proyectos. También es un sistema de gestión de flujo de trabajo muy flexible que le permite cambiar flujos de trabajo, paneles, informes, formularios de solicitud y más.

La interfaz fácil de usar de Wrike permite a los usuarios cambiar entre tableros Kanban, diagramas de Gantt con un solo clic y vistas de carga de trabajo tradicionales. Esto facilita la asignación de tareas y la gestión de equipos. La herramienta tiene varias plantillas, incluidas varias plantillas ágiles que ya están hechas. Wrike también tiene listas de tareas, subtareas, programaciones, flujos de trabajo compartidos, uso compartido de archivos y colaboración en tiempo real. Los usuarios pueden cambiar entre la vista de calendario, la vista de tablero y otras vistas. En general, este es uno de los mejores software de gestión de tareas que puede considerar ahora.

Ventajas

Maneras flexibles de establecer prioridades y programar tareas.
Paneles y características de informes que se pueden cambiar.
Hay muchas maneras de conectarlo con otras herramientas comerciales populares.

Contras

Es posible que las empresas más pequeñas no puedan pagar planes con precios más altos.
En comparación con la versión web, es posible que una aplicación móvil no tenga tantas funciones.
No hay suficientes formas de controlar el tiempo.

ClickUp

Características

Sistema de gestión de tareas modificables y con múltiples vistas
Características para la planificación y el seguimiento de un proyecto completo
Herramientas para trabajar juntos y hablar con tu equipo
Automatización y flujo de trabajo que se puede cambiar para adaptarse a sus necesidades
Integración con una serie de aplicaciones y servicios de otras empresas.

ClickUp es un poderoso software de administración de tareas que le permite administrar y finalizar todos los proyectos de su equipo en un solo lugar. Los usuarios pueden planificar proyectos, programar tareas y administrar recursos, todo en un espacio de trabajo central. También pueden hablar con miembros del equipo y otros colaboradores y trabajar juntos en proyectos. Aún así, este es uno de los mejores software de gestión de tareas que puede considerar ahora.

Las funciones de administración de tareas incluyen listas de verificación de tareas, subtareas, recordatorios, prioridades y plantillas de tareas, así como la capacidad de filtrar, ordenar, buscar, reordenar fácilmente y ver las tareas de la manera que funcione mejor para el equipo. Los usuarios también pueden crear diagramas de Gantt, calendarios y cronogramas para ver cómo encajan sus tareas. ClickUp también le permite realizar un seguimiento del tiempo, tanto a través de complementos como por sí solo.

Ventajas

Funciones de administración de tareas que se pueden cambiar mucho para adaptarse a diferentes flujos de trabajo.
Hay muchas maneras de conectarse a herramientas comerciales populares.
Planes con precios asequibles para equipos de todos los tamaños.

Contras

Los nuevos usuarios pueden perderse cuando hay demasiadas funciones.
Es difícil aprender a usar las funciones más avanzadas.
A veces hay errores y tiempos de carga lentos.
No hay muchas maneras de ayudar a los clientes.

Smartsheet

Características

Potentes herramientas para gestionar proyectos y tareas
Diagramas de Gantt y herramientas para decidir cómo usar los recursos
La capacidad de trabajar juntos y compartir archivos.
Automatización de procesos de trabajo y procedimientos de aprobación
Integración con otro software y plataformas para administrar un negocio

Smartsheet es un software de gestión de tareas similar a una hoja de cálculo. Ha ganado algunos premios porque se ha convertido rápidamente en una aplicación comercial popular. Smartsheet es una buena herramienta para administrar tareas si sabe cómo usar Excel pero no quiere lidiar con fórmulas complicadas. Hace todos los cálculos por usted en varias hojas. También puede agregar logotipos de marcas y elegir un esquema de color para cada proyecto. Por lo tanto, este es uno de los mejores software de gestión de tareas que puede considerar ahora.

Tiene las características básicas que un administrador de tareas puede necesitar para múltiples proyectos, como la programación de tareas del proyecto, subtareas, actividades, recursos asignados y secciones de tareas. Los miembros del equipo reciben notificaciones de cambios importantes en tiempo real, y esta herramienta de administración de tareas en línea ofrece vistas compartidas, historial detallado, registros de actividad, alertas automáticas, recordatorios e informes de estado para mantener a todos en la misma página y actualizados.

Ventajas

Sólidas herramientas de gestión de proyectos con muchas formas de personalizarlas.
Hay muchas plantillas diferentes para diferentes tipos de proyectos.
Integración con herramientas empresariales de amplio uso.

Contras

En comparación con algunos competidores, no tiene tantas funciones de automatización.
Las aplicaciones móviles pueden estar limitadas en lo que pueden hacer.
Las opciones para informes y análisis más avanzados pueden costar más.

Height

Características

Interfaces de gestión de tareas y proyectos que son más fáciles de usar
Funciones de arrastrar y soltar que son fáciles de usar
Herramientas para trabajar juntos y hablar con tu equipo
Etiquetas y estados de tareas personalizables
Integración con aplicaciones populares para realizar el trabajo

Height es un software de gestión de proyectos que se ejecuta en la nube y permite que los equipos planifiquen, realicen un seguimiento y trabajen juntos en sus tareas y proyectos desde cualquier lugar. Height realmente brilla cuando se trata de administrar proyectos para equipos grandes o multifuncionales. En este tipo de situaciones, generalmente hay muchas tareas que deben realizarse en un orden determinado, y las dependencias entre esas tareas pueden cambiar la duración de todo el proyecto.

La vista del diagrama de Gantt es especialmente útil para ver estas dependencias y asegurarse de que todos sepan qué se debe hacer y cuándo. Además, las funciones de colaboración, como la capacidad de comentar tareas específicas y realizar un seguimiento del progreso en tiempo real, facilitan que los miembros del equipo se mantengan sincronizados y trabajen juntos hacia un objetivo común. En general, este es uno de los mejores software de gestión de tareas que puede considerar ahora.

Ventajas

Puede planificar bien con una línea de tiempo visual y un calendario.
Planes de precios asequibles para las pequeñas empresas.
Hay muchas maneras de organizar tareas, como listas, tableros y cronogramas.

Contras

No hay suficientes herramientas avanzadas para gestionar proyectos.
Algunos usuarios dicen que a veces hay errores y problemas de rendimiento.
Las aplicaciones móviles pueden estar limitadas en lo que pueden hacer.
Las herramientas de informes y análisis no son muy avanzadas.

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Consejos para implementar con éxito el software de gestión de tareas

Cuando el software de gestión de tareas se usa bien, puede hacer que un equipo u organización sea mucho más productivo y organizado. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a tener una implementación exitosa:

Escriba sus objetivos: asegúrese de saber exactamente lo que quiere hacer con el software de gestión de tareas. Descubra qué problemas o desafíos está tratando de resolver y cómo puede ayudar el software.

Investigue a fondo: compruebe los diferentes tipos de software de gestión de tareas que hay en el mercado. Piense en cosas como las funciones, la interfaz de usuario, la escalabilidad, la capacidad de integración y el precio. Elija una pieza de software que se ajuste a sus necesidades y deseos.

Involucre a las partes interesadas clave: Involucre a las partes interesadas clave desde el principio del proceso para asegurarse de que estén a bordo y dispuestas a ayudar. Incluya gerentes, líderes de equipo y posibles usuarios en el proceso de toma de decisiones. Sus ideas y comentarios ayudarán a elegir el software adecuado y determinar cómo se utilizará.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el software de gestión de tareas?

El software de administración de tareas es una herramienta digital que ayuda a las personas y grupos a organizar, realizar un seguimiento y administrar proyectos y tareas de manera más efectiva. Tiene funciones como crear tareas, asignarlas, establecer prioridades, establecer fechas límite, realizar un seguimiento del progreso, trabajar juntos y recibir notificaciones.

¿Se puede utilizar el software de gestión de tareas para la gestión de tareas personales?

Sí, también puede usar el software de administración de tareas para realizar un seguimiento de sus propias tareas. Hay muchas herramientas para administrar tareas que están hechas tanto para uso personal como comercial. Tienen funciones que ayudan a las personas a organizar y realizar un seguimiento de sus propias tareas, establecer recordatorios y hacer un buen uso de su tiempo.

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