¿Cómo veo los registros de Dropbox?

La carga de archivos, como documentos, puede permitir que varias personas accedan a esta información y, según los permisos otorgados, pueden editar estos archivos.

Por una variedad de razones, incluidas razones relacionadas con la seguridad, es posible que desee consultar los registros o informes de estos archivos. Dropbox te da opciones cuando se trata de ver el historial de archivos y carpetas.

Analicémoslo juntos, paso a paso.

¿Cómo veo los registros de Dropbox? (Paso a paso)

1. Verifique su registro de eventos

Debe verificar el registro de eventos cuando necesite verificar todos los eventos en su cuenta.

Estos eventos incluyen cualquier edición realizada en archivos, archivos agregados, archivos eliminados, permisos otorgados, permisos eliminados, archivos compartidos y archivos movidos.

1. Abre tu navegador y ve a www.dropbox.com/eventos.
2. Iniciar sesión en su cuenta.
3. Compruebe el registro de eventos, así como la fecha y la hora del evento.

Una vez en la página de eventos, tiene algunas opciones.

El centro de su pantalla detalla todos los eventos recientes de toda su cuenta.

Para ajustar los eventos y encontrar el evento correcto que necesita, mire a la derecha de la pantalla.

Se le proporciona un menú desplegable de opciones de eventos, así como un selector de fecha.

No verá información sobre los inicios de sesión o qué archivos se descargaron con estos registros.

2. Ver el registro de actividad

El registro de actividad le da acceso a algunos tipos diferentes de actividad en su cuenta.

Podrá ver qué archivos o carpetas se agregaron, eliminaron, editaron, movieron, renombraron o rebobinado.

Incluso tienes la opción de seleccionar exactamente qué tipo de actividad te gustaría ver.

1. Dirigirse a www.dropbox.com.
2. Haga clic en iniciar sesión para iniciar sesión en su cuenta.
3. En la parte inferior derecha de la pantalla, haga clic en el Actividad pestaña (ubicado en la barra lateral derecha).
4. Verás el historial de tu actividad reciente

Si ha habilitado la información del espectador, podrá ver quién vio un archivo y si alguien está viendo ese archivo actualmente.

El registro de actividad es una versión más ligera del registro de eventos a la que es más fácil acceder.

El registro de actividad no le brinda información de inicio de sesión reciente ni cuentas vinculadas.

Una cosa buena sobre el registro de actividad es que está ubicado desde el Todos los archivos pestaña ubicada en la sección Inicio.

No verás el historial de ninguna edición si un archivo se descargó y editó fuera de Dropbox.

Los propietarios de archivos y las personas que tienen Poder editar accede a ver toda la actividad del archivo.

Personas que tienen Puedo ver el acceso no puede ver la actividad del archivo.

3. Ver un registro de dispositivos conectados

Puede ver los registros de seguridad con respecto a qué dispositivos están actualmente conectados a su cuenta o qué navegador se ha conectado.

1. Abre tu navegador y ve a www.dropbox.com/cuenta.
2. Haga clic en la pestaña Seguridad.
3. Ver la sección Navegador web para obtener información sobre:
   • El tipo de navegador que está conectado.
   • La ubicación del inicio de sesión.
   • Cuándo se produjo el inicio de sesión.
   • Pase el cursor sobre el pequeño “i” botón para ver la dirección IP.
4. Desplácese hacia abajo hasta el Dispositivos sección para ver:
   • El nombre del dispositivo individual.
   • La ubicación del dispositivo.
   • Cuando el dispositivo está conectado a su cuenta.
   • Pase el cursor sobre el pequeño “i” botón para ver la dirección IP.
5. Ver el Aplicaciones conectadas sección para obtener información sobre las aplicaciones que tienen permiso para ver su información de Dropbox.

Si ve un dispositivo o un navegador que no se ve bien, asegúrese de dirigirse al registro de eventos o al registro de actividad para ver si se realizaron cambios no deseados.

Además, asegúrese de cambiar su contraseña y habilitar la verificación en dos pasos.

¿Qué se puede hacer con una cuenta comercial?

1. Panel de información comercial

El panel de Business Insights proporciona información importante sobre las actividades de su equipo, así como accesos directos a las acciones de administrador más importantes y utilizadas con más frecuencia.

El tablero le permite encontrar a un miembro del equipo por nombre, apellido o dirección de correo electrónico.

Vea la cantidad de miembros actuales, invitaciones pendientes, licencias restantes y miembros que se han unido recientemente.

Puede invitar a nuevos miembros y enviar recordatorios a todos los que tienen invitaciones pendientes para unirse al equipo.

Puede agregar licencias a medida que las necesite y recibir alertas en curso.

El tablero también le brinda la posibilidad de averiguar cuánto usa Dropbox el equipo.

Estos datos incluyen:

• El contenido y las carpetas compartidas de los miembros pendientes y unidos.
• El contenido y las carpetas compartidas de los miembros eliminados con datos que se pueden transferir.
• Carpetas de equipo activas y archivadas.

Encuentre el panel de Business Insights

1. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Consola de administración.
3. Haga clic en Estadísticas en la barra lateral.

2. Actividad del equipo

La consola de administración le brinda información sobre cómo su equipo usa Dropbox.

Puede ver los miembros del equipo que han realizado acciones en los últimos 28 días.

Esto incluye acceder a una cuenta, agregar archivos, editar archivos, ver archivos y compartir archivos.

Obtenga acceso a la cantidad total de espacio de almacenamiento utilizado por su equipo.

La Consola de administración le brinda la cantidad de enlaces compartidos y la cantidad de carpetas compartidas con al menos dos miembros que tuvieron actividad durante los últimos 28 días.

Encuentre qué computadoras y dispositivos de su equipo iniciaron sesión y realizaron una actividad durante los últimos 28 días.

Para ver la actividad del equipo

1. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Actividad.
4. Filtra los resultados para ver la actividad que quieres ver.

Filtrado de actividades

1. Para filtrar actividades, haga clic en agregar actividad.
   • Puede filtrar por rango de fechas, personas, contenido o actividades.
2. Ingrese un rango de fechas para ver la actividad durante el período especificado.
3. Haga clic en miembros y luego ingrese un nombre para ver su actividad reciente.
4. Escanee archivos, carpetas o documentos de Paper agregando una palabra clave junto a Contenido.

Solo obtiene acceso a los datos del usuario después de 2017 o cuando creó su cuenta.

Si tu equipo de Dropbox Business es nuevo, los datos se completarán a medida que se realicen las actividades.

3. Registros e informes de actividades

Los administradores pueden ver muchos eventos diferentes con los informes de actividad (registros) desde la Consola de administración.

Los administradores pueden ver las aplicaciones que se utilizan, así como los comentarios que se realizan.

Pueden ver qué dispositivos y dominios han accedido a archivos o carpetas.

Pueden ver las solicitudes de archivos, los inicios de sesión o las contraseñas que se utilizan.

Los administradores pueden ver grupos, miembros, carpetas de equipo, políticas de equipo y perfiles de equipo desde el informe de actividad.

Incluso detalla quién tiene habilitada la autenticación de dos factores y quién no.

Además de esa información, cada evento tiene la fecha y hora exactas en que se llevó a cabo una acción, qué miembro inició la acción, detalles sobre el evento y dónde actuó el usuario.

Cómo crear y exportar un informe de actividad

1. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Actividad.
4. Utilice los filtros para seleccionar el tipo de información y el rango de fechas que le gustaría exportar.
5. Haga clic para crear el reporte.

Recibirá un correo electrónico que contiene un archivo CSV llamado Informes comerciales de Dropbox cuando el informe esté listo.

4. Informes de actividades de uso compartido del equipo

Algunos administradores de Dropbox Business pueden ver cómo se comparten ciertos datos dentro y fuera de la organización.

Los administradores pueden ver cuándo alguien crea una carpeta compartida, se une a una carpeta, elimina a alguien de una carpeta o invita a alguien a una carpeta.

Si se transfiere la propiedad, se cambian los permisos o se mueven las carpetas, un administrador también tendrá acceso a esa información.

Los administradores no solo pueden ver las carpetas, sino que también tienen acceso al mismo acceso a nivel de archivo.

Los administradores tienen acceso cada vez que se agrega, descarga, edita, revisa, elimina, restaura, mueve, copia o deshace un archivo.

Para ver la actividad de compartir

1. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Consola de administración.
3. En la Página de actividades, puede encontrar eventos para compartir con otros tipos de eventos.
4. Para filtrar solo los eventos compartidos, seleccione Compartir en el menú desplegable.

Cómo saber qué plan de Dropbox tienes

Los planes de Dropbox vienen en dos versiones: Dropbox Consumer y Dropbox Business.

Las cuentas de Dropbox Business a veces se denominan cuentas de equipo.

Su tipo de plan determina sus capacidades al ver su historial o informes.

Determina tu tipo de plan de Dropbox

1. Ir www.dropbox.com.
2. Haga clic en Iniciar sesión, ubicado en la esquina superior derecha de su pantalla.
3. En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en tu foto de perfil.
4. Haga clic en Configuración.
5. Puedes encontrar tu tipo de plan en:

La pestaña General le dará el plan actual, así como el siguiente plan por encima de él.

La pestaña Plan le mostrará la misma información, así como la cantidad de almacenamiento que le queda con su plan actual.

Actualizar una cuenta individual a una cuenta comercial

Un plan de Dropbox Business mitiga el riesgo de pérdida de datos o copias múltiples.

Mantiene los archivos seguros al requerir información de inicio de sesión separada para cada miembro del equipo.

Facilita la eliminación de permisos cuando los miembros ya no forman parte del equipo.

Los miembros del equipo pueden mantener sus archivos personales y comerciales separados.

Pasos para actualizar a una cuenta comercial

1. Actualice su cuenta a Negocio de Dropbox.
2. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
3. En la barra lateral izquierda, haga clic en Consola de administración.
4. Abra la página Miembros y haga clic en Invitar miembros.
5. Introduzca las direcciones de correo electrónico de las personas a las que desea invitar.
6. Haz clic en Invitar al equipo.

Si otros miembros tenían acceso a su cuenta de Dropbox antes de la actualización, debe restablecer su contraseña.

De esta forma no podrán acceder a la consola de administrador y tendrán que crear una contraseña para su cuenta.

Bajar de categoría de Dropbox Business a una cuenta de consumidor

Cómo convertir la cuenta de un miembro del equipo

1. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Consola de administración.
3. Abra la página Miembros y haga clic en el ícono de ajustes junto al nombre de la persona que desea eliminar.
4. Seleccione Eliminar miembro.
5. En su lugar, haz clic en Convertir a una cuenta individual de Dropbox Basic.
6. Seleccione Convertir cuenta.

Cómo convertir un administrador en una cuenta individual y mantener el equipo

1. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. Si solo hay un administrador, asegúrese de agregar otro administrador.
3. Actualiza tu cuenta a Dropbox Business.

Cómo convertir un administrador en una cuenta individual y degradar el equipo

1. Ir www.dropbox.com e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. En la barra lateral izquierda, haga clic en Consola de administración.
3. Seleccione Facturación en la lista de la izquierda.
4. Elija por qué está cancelando y seleccione Continuar con la cancelación.
5. Marque todas las casillas para reconocer las consecuencias de cancelar.
6. Desplácese hacia abajo y seleccione Cancelación completa.
7. La cuenta se convertirá a Dropbox Basic al final del ciclo de facturación actual.

Conclusión

Dropbox ofrece la facilidad y comodidad de cargar y acceder a archivos y carpetas de todo el mundo.

Permite a las organizaciones y personas compartir sus archivos y carpetas de forma segura.

Para garantizar esta seguridad, Dropbox ha habilitado el acceso a muchos tipos diferentes de registros e informes.

Las cuentas personales tienen acceso a su propio registro de eventos y sus informes de actividad.

Una cuenta personal puede ver qué dispositivos y navegadores tienen acceso a su cuenta, así como cualquier cambio realizado en archivos o carpetas.

Los planes comerciales permiten a los administradores tener aún más acceso a registros e informes más detallados.

Los administradores pueden monitorear casi todos los aspectos de su cuenta de Dropbox.

Todos los cambios realizados en los archivos o carpetas, incluidas las ediciones, las eliminaciones o el uso compartido, se registrarán e incluirán en el informe.

Téngalo en cuenta la próxima vez que busque a tientas archivos o carpetas en una cuenta empresarial de Dropbox.